Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów

W czerwcu 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już 25 września 2024 r. Co to oznacza dla przedsiębiorców? W artykule omówimy kluczowe obowiązki, jakie nałożone zostały na firmy w związku z nowymi regulacjami. Dowiedz się, jak przygotować swoje przedsiębiorstwo na nadchodzące zmiany, aby zapewnić zgodność z przepisami i chronić prawa sygnalistów.

Jakie są twoje obowiązki jako pracodawcy w procesie wdrażania tej procedury? 

• opracowanie i wdrażanie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń,
• wskazanie osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń,
• określenie sposobu odbierania zgłoszeń,
• określenie sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
• określenie sposobu ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, 

Jak należy wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?

Ustawa określa trzy sposoby zgłaszania naruszeń prawa:

1. Zgłoszenia wewnętrzne w ramach firmy,
2. Zgłoszenia zewnętrzne skierowane do organu publicznego lub centralnego (zgodnie z projektem, będzie to Rzecznik Praw Obywatelskich),
3. Ujawnienia publiczne za pośrednictwem mediów tradycyjnych lub społecznościowych.

Dla pracodawców najważniejsze są kwestie związane ze zgłoszeniami wewnętrznymi.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest opracowanie i wdrożenie regulaminu dotyczącego zgłoszeń wewnętrznych. Konieczne jest również utworzenie kanałów zgłoszeniowych, prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz podejmowanie tzw. działań następczych, w tym uruchamianie procedur wyjaśniających i przeprowadzanie wewnętrznych dochodzeń.

Regulamin musi być skonsultowany z zakładową organizacją związkową lub, jeśli taka nie istnieje, z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie jest wymagane uzyskanie zgody organizacji związkowych czy przedstawicieli pracowników. 

Jakie naruszenia mogą być zgłaszane?

 Zgłoszenia sygnalistów powinny dotyczyć naruszeń prawa w zakresie:

• Zamówień publicznych
• Usług, produktów oraz rynków finansowych
• Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
• Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymaganiami
• Bezpieczeństwa transportu
• Ochrony środowiska
• Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
• Bezpieczeństwa żywności i pasz
• Zdrowia i dobrostanu zwierząt
• Zdrowia publicznego
• Ochrony konsumentów
• Ochrony prywatności i danych osobowych
• Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• Interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
• Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych

Ustanowienie procedur zgłaszania naruszeń

Każdy pracodawca objęty ustawą ma obowiązek do 25 września 2024r.  stworzyć wewnętrzny system zgłaszania naruszeń. System ten musi być dostępny dla pracowników oraz w pewnych przypadkach, dla osób zewnętrznych współpracujących z firmą. 

Co powinien zawierać taki system?

1. Reguły i zasady działania sygnalistów:

Przede wszystkim należy ustalić i spisać reguły oraz zasady działania sygnalistów w firmie. Te zasady powinny być zebrane w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i wdrożone w firmie. Ważne jest, aby te reguły spełniały wymogi opisane w ustawie o ochronie sygnalistów.

Jeżeli chcesz wiedzieć jak zbudować dla swojej firmy system zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów skontaktuj się z naszą kancelarią pod numerem telefonu 790 767 484.  

Wdrożenie nowych procedur w firmie może być skomplikowanym zadaniem, wymagającym precyzji i fachowej wiedzy prawnej. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z pomocy doświadczonej kancelarii prawnej. Takie rozwiązanie nie tylko zapewnia profesjonalne wsparcie, ale również minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień podczas implementacji. Warto więc podjąć decyzję o współpracy z profesjonalnymi prawnikami, którzy nie tylko pomogą w przeprowadzeniu zmian, ale także doradzą w kwestiach związanych z optymalizacją procesów oraz minimalizacją ryzyka prawno-operacyjnego. Dzięki temu firma może skupić się na swoim głównym celu biznesowym, mając pewność, że jej działania są zgodne z obowiązującym prawem i najlepszymi praktykami branżowymi. Jeżeli informacje dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów nadal budzą w Tobie wątpliwości – skontaktuj się z Nami!

Niniejszy wpis powstał w ramach współpracy z Fundacją Mecenat